10 tips voor evenementenbureaus
Als evenementenbureau zet je regelmatig verschillende evenementen op. Organiseren is je lust en je leven en als professional ken je het klappen van de zweep. Je weet dus ook dat je nooit bent uitgeleerd en dat het altijd beter kan. Hoe werk je zo efficiënt mogelijk en blijf je keer op keer jouw aarde bewijzen aan je klant. Hieronder lees je de 4 tips voor evenementenbureaus.
1. Plan regelmatig meetings met je klanten in
Voorkom misverstanden en zorg dat jij je klant altijd op dezelfde lijn zitten. Het organiseren van een evenement is een intensief traject waar meestal veel verschillende stakeholders bij betrokken zijn. Om samen tot een goed resultaat te komen, is het essentieel dat de neuzen dezelfde kant opstaan. Plan dus regelmatig meetings in waarbij iedereen elkaar op de hoogte brengt van de stand van zaken en om onduidelijkheden duidelijk te krijgen.
2. Wees creatief!
De concurrentie in de evenementenbranche is groot en je kunt het je niet permitteren om een afwachtende houding aan te nemen. Voor je het weet is iemand anders er met jouw klant vandoor. Blijf dus constant innoveren, ook al lijkt er geen vuiltje aan de lucht. Wees creatief en laat iedere keer zien waarom jouw evenementenbureau boven de concurrentie uitsteekt. Zorg ervoor dat niet alleen je evenementen tip top in orde zijn, maar ook dat je bureau zichtbaar is.
3. Zorg voor een back-up plan
Niets in het leven verloopt 100% volgens plan. Bij het organiseren van een evenement, zijn er zoveel verschillende factoren die bepalen of het een succes wordt. Ga er dus vanuit dat er dingen mis kunnen gaan: mensen die niet komen opdagen, slecht weer, iemand die zijn of haar afspraak niet nakomt etc. Zorg dat je een crisismanagement en communicatie-draaiboek hebt en bedenk verschillende oplossingen die je in geval van nood kunt toepassen. Zet ook geld in je budget opzij voor onverwachte uitgaven.
4. Huur professionals in
Voor sommige logistieke aspecten kun je prima met vrijwilligers aan de gang. Maar andere zaken kun je beter aan professionals uitbesteden. Je kan het je bijvoorbeeld niet permitteren om steken te laten vallen bij het scannen van tickets bij de entree. Bezuinig dus zeker niet op deze onderdelen. Je hebt hard gewerkt om er een succes van te maken, dus laat het niet onnodig in het water vallen.
Zoals je hierboven hebt kunnen lezen zijn er een aantal tips die je als evenementenbureau kan toepassen om ze efficiënt mogelijk te werken en het beste resultaat te behalen.