Hoe organiseer ik een evenement?

Het organiseren van een evenement kost energie, maar levert ook veel op. Ga je voor enthousiaste bezoekers, tevreden personeel en goede publiciteit? Mis deze tips dan niet!

Bij het organiseren van een evenement komen veel dingen kijken. Je moet het overzicht behouden, maar er moet ook veel aandacht worden besteedt aan allerlei details. Zoals al eerder gezegd kost het organiseren veel energie, maar het levert ook veel moois op. 

Wat is je doel en doelgroep?

De eerste stap bij het organiseren van een evenement is het bepalen van het doel en de doelgroep. Wanneer je je doel en doelgroep hebt bepaald kun je evenement gaan organiseren want je weet ook waar je je op moet richten. Wil je vooral jongere bezoekers aantrekken of juist de 40-plussers. De doelgroep bepaald de locatie, aankleding, muziek, de manier van uitnodigen en nog vele andere zaken.

Organiseren en communiceren 

Bij het organiseren van een evenement draait het om communicatie. Denk aan contacten met je publiek, sprekers, artiesten, gemeente, sponsoren, pers etc. Duidelijke communicatie zorgt voor een goed verloop van het evenement. En daar werken mensen graag aan mee. Een communicatieplan helpt je om vanaf de start van de organisatie scherp te zijn op de tijdige communicatie met de juiste betrokkenen.

Wat is je budget?

Een andere belangrijke factor voor een succesvolle organisatie is het budget. Van tevoren een begroting opstellen is een must. Vraag offertes aan voor bijvoorbeeld de catering, drukwerk, huur van meubilair en personeel. Ook bij het aanvragen van financiële middelen bij sponsoren en fondsen heb je deze vaak nodig. Doe op tijd een aanvraag en geef nog geen geld uit voordat deze gehonoreerd is.

Programma vaststellen

Stel een programma tijdig en nauwkeurig samen. Daar hangen veel te regelen zaken en vaak kosten vanaf:

• Welke optredens, sprekers, activiteiten zijn er en hoe plan je die in de tijd?
• Wat is een geschikte locatie? Welke ruimtes en voorzieningen zijn er nodig?
• Wat is er aan muziek en andere entertaining nodig?
• Wat moet er op foto, film of streaming media worden vastgelegd?

Leg alles vast

Dat je aan van alles en nog wat moet denken bij het organiseren van een evenement is inmiddels wel duidelijk. We hebben het over de bereidbaarheid van de locatie, parkeermogelijkheden, catering, badges, vergunningen, verzekeringen, EHBO-ers nog niet gehad. Daarom is het handig om alles vast te leggen in een boek zodat je alles bij de hand hebt.

Evalueren evenement

Na het organiseren van je evenement kun je beginnen met het evalueren. Dit wordt nog wel eens overgeslagen, maar het evalueren biedt juist kansen. Wat ging er goed en wat kan beter. Dit kan bij een volgend evenement worden aangepast zodat je volgende evenement een nog groter succes.